如果您的香港企業明天面臨突擊稅務審核,您的文件能否經得起稅務局的審查?在香港的地域來源徵稅制度下,妥善的紀錄保存不僅關乎合規——這是您對抗高額罰款、被拒絕扣減及離岸申索遭拒的第一道防線。隨著稅務局在2024-2025年度加強審計並實施新規例,具備審計防範性的文件記錄對企業成功從未如此重要。

法律框架:香港法律的要求

香港的紀錄保存責任建基於每間企業都必須了解的兩大法律支柱。《稅務條例》(第112章),特別是第51C條,構成稅務合規要求的骨幹,而《公司條例》(第622章)則規管企業管治文件。

《稅務條例》(第51C條)

此重要條文要求在香港從事行業、專業或業務的每個人,須以英文或中文保存足夠紀錄,以便能夠確定應評稅利潤。紀錄必須在交易完成日期起保留至少七年。

《公司條例》(第622章)

本條例訂明企業管治及公司行政要求,包括保存成員及董事登記冊、會議紀錄及其他必要的公司文件。

強制紀錄保留期

了解保留要求對於合規及審計準備至為重要。不同文件有不同的保留期,但七年規則適用於大部分與稅務相關的紀錄。

必須保存的基本業務紀錄

全面的文件記錄是您在稅務局審核期間的最佳防禦。以下是您需要在不同業務職能中保存的紀錄:

財務紀錄(核心要求)

• 帳簿: 記錄收款及付款,或收入及支出
• 每日交易紀錄: 每筆收到或支付的款項
• 損益表: 顯示您的企業賺取及花費的金額
• 現金流量表: 追蹤所有資金流入及流出
• 資產負債表: 您的企業擁有或欠負的資產及負債
• 銀行結單: 所有業務帳戶的完整紀錄
• 憑單、收據及發票: 驗證所有帳簿記錄的基礎文件

貨品及存貨紀錄

對於買賣貨品的企業,以下額外紀錄屬於強制性:

• 產品詳情:買入或售出的貨品、數量、買方及賣方資料,以及價格
• 存貨紀錄:財政年度結束時的存貨盤點及最終存貨報告
• 採購訂單及送貨單
• 收貨單
• 存貨估值方法及計算

僱員及薪酬紀錄

根據《僱傭條例》的要求,這些紀錄必須保留至少七年:

• 僱傭合約: 顯示工作職責、薪金及工作條款的協議
• 薪酬紀錄: 工資、花紅、扣減及強積金供款的詳細分項
• 休假紀錄: 年假、病假及其他休假的資料
• IR56表格及其他與稅務相關的僱員文件
• 表現評核及紀律處分紀錄

轉讓定價文件:誰需要準備?

香港的轉讓定價制度於2018年4月1日或之後開始的會計期間生效,遵循經合組織的三層方式,要求準備主檔案、本地檔案及國別報告。隨著稅務局在2024-2025年度加強執法,了解這些要求至關重要。

規模測試豁免

香港實體如符合以下任何兩項條件,則無須準備主檔案及本地檔案:

• 總收入不超過港幣4億元
• 總資產不超過港幣3億元
• 平均僱員人數不超過100人

交易門檻豁免

如受控交易總額不超過以下門檻,該交易類型則無須準備本地檔案文件:

準備及提交期限

• 準備期限: 會計期間結束後九個月內
• IR1475表格提交: 稅務局要求後一個月內
• 語言: 英文或中文
• 保留期: 會計期間結束後最少七年

電子紀錄:數碼合規的前沿

電子紀錄保存完全符合稅務局的指引。根據《電子交易條例》(第553章),當電子紀錄符合特定準則時,具有法律效力並可接受作審計用途。

電子紀錄的要求

為確保合規,電子紀錄必須:

• 可讀取: 以可存取、穩定的格式儲存(例如PDF、XML)
• 可檢索: 在審計或檢查時需要時可輕易存取
• 完整: 在保留期內包含所有所需資料
• 安全: 防止未經授權的存取及損壞
• 真實: 保持完整性及來源

證明離岸申索:文件就是一切

香港的地域來源徵稅制度只對源自香港的利潤徵稅。申索離岸稅務豁免的公司必須提供全面文件,證明利潤產生活動在香港境外進行。隨著稅務局加強審查,妥善的文件記錄是您最強的防禦。

離岸申索的必要文件

為證明離岸狀況,公司必須提供證據證明主要利潤產生活動在香港境外進行:

• 合約: 在香港境外磋商及簽訂
• 董事會會議: 會議紀錄顯示在海外作出決定
• 客戶招攬: 在海外進行市場推廣及客戶招攬的證據
• 商品儲存: 存貨地點的文件
• 交易記帳: 交易如何及在哪裡記錄
• 往來函件: 與業務各方的通訊,證明離岸活動

不遵守規定的罰則:欠佳文件記錄的代價

了解紀錄保存不足的後果對風險管理至關重要。罰則可能嚴厲,並超越金錢罰款。

除金錢罰款外,文件記錄不足可導致:

• 不容許開支扣減
• 增加稅務評定
• 轉讓定價調整
• 拒絕離岸申索
• 聲譽受損
• 業務交易及盡職審查困難

2025年監管更新:有何改變

《2025年公司(修訂)條例》

於2025年1月8日制定並於2025年4月17日生效,此修訂對企業通訊引入重大改變:

• 默示同意機制: 公司在向股東作出一次通知後,可透過網站傳播企業通訊
• 盡職審查影響: 重要文件可能不再以實體形式提供
• 文件記錄策略: 公司應確保電子紀錄得到妥善保存及可存取

全球最低稅實施

《2025年稅務(修訂)(跨國企業集團最低稅)條例》於2025年6月6日制定:

• 對年度綜合收入達7.5億歐元或以上的跨國企業集團實施經合組織15%的全球最低稅
• 更新香港的轉讓定價規則,以符合2022年經合組織轉讓定價指引
• 稅務局加強對轉讓定價安排的審查

具備審計準備的文件記錄的七大最佳實務

1. 實施文件管理系統: 將所有業務紀錄集中在安全、可存取的系統中,具有一致的命名規則、版本控制及定期備份。
2. 保存同步紀錄: 在交易或決定時製作文件——避免追溯製作紀錄,因為這會削弱可信度。
3. 區分收入及開支: 清楚區分香港及離岸業務,並記錄成本分攤基礎。
4. 進行定期合規審查: 每年審查紀錄保存慣例、定期更新轉讓定價,以及培訓員工了解要求。
5. 為稅務局查詢作準備: 保存一套全面的稅務局查詢回應工具包,並確保主要文件可隨時存取。
6. 善用科技: 使用具備內置合規功能、自動備份系統及數碼簽署以確保真實性的會計軟件。
7. 記錄業務決定: 記錄全面的董事會會議紀錄、重大決定的理據,以及保留與主要交易相關的往來函件。

在香港不斷演變的稅務環境中,穩健的文件記錄不僅關乎合規——這關乎業務韌性。順利審計與高昂罰款之間的差異往往取決於您的紀錄質素。透過今天實施系統性的文件記錄慣例,您不僅是為潛在的稅務局審查作準備;您正在為可持續業務增長、更佳決策及提升營運透明度奠定基礎。謹記:在稅務合規方面,最佳防禦就是完善的文件記錄。