想像一下收到香港稅務局的信件,要求提供有關業務運作的詳細文件。對中小企業主而言,這種情況可能帶來壓力,但了解稅務局的審計重點可以將焦慮轉化為準備。在香港獨特的「先評稅、後審計」制度下,任何企業都可能隨時面臨審查。本全面指南揭示稅務局在中小企稅務審計期間關注的重點,以及您如何在2024-2025年度保持合規。

了解稅務局的審計策略

香港稅務局的運作模式與許多司法管轄區不同。他們不採用可預測的審計週期,而是實施「先評稅、後審計」框架。這意味著您的報稅表可能在沒有即時審查的情況下處理,但數月甚至數年後可能面臨詳細調查。稅務局透過複雜的風險演算法或電腦隨機抽選來選擇目標,使全年保持合規警惕性至關重要。

當異常情況或合規指標引起稅務局注意時,程序通常從案頭審計開始 – 簡單要求澄清您最新報稅表中的收入或開支。然而,這些可能升級為全面實地審計,人員會訪問您的處所、審查會計系統並訪問員工。關鍵是您通常不會收到預先警告;第一個跡象通常是要求提供特定資料的正式信件。

2024-2025年度中小企六大稅務審計重點

1. 離岸收入申索 – 首要審查目標

離岸收入申索獲得稅務局100%審查。每一項申索都會被審查,以核實利潤確實在香港境外賺取,而非僅為避稅而構建。稅務局不僅審查文件,還會查看產生利潤的業務實際發生地點。

要成功申索離岸身份,您需要提供全面證據證明與香港沒有聯繫。這包括:

• 無實體存在: 在香港沒有辦公室、倉庫或業務營運
• 僅外地交易: 所有供應商和客戶均位於香港境外
• 海外執行: 合約完全在香港境外簽署和履行
• 境外銀行業務: 海外銀行結單附有SWIFT/IBAN記錄,顯示沒有香港交易
• 國際營運: 海外辦公室租約及海外員工的薪酬記錄
• 運輸證據: 顯示貨物從未進入香港領土的文件

2. 境外收入豁免(FSIE)合規

於2024年1月生效的擴展境外收入豁免制度,現涵蓋四類指明外來收入:股息、利息、知識產權收入及處置收益。跨國企業(MNE)實體必須證明其實質與申索相符。

關鍵要求是在香港的經濟實質。要符合豁免資格,您必須擁有足夠的僱員、營運開支及實體存在,與申索的收入相稱。舉證責任完全由納稅人承擔,以確立符合推定條文的例外資格。

3. 關聯方交易及轉讓定價

隨著預算審查加強及新的國際標準,稅務局已大幅加強對跨境關聯方交易的審查。文件記錄不足的定價及缺少主體檔案或本地檔案文件會大幅提高審計風險。

如果您是跨國企業集團的一部分,主體檔案和本地檔案必須在會計期結束後9個月內準備(符合適用門檻)。必要文件包括:

• 實體間交換的服務或貨物的詳細性質
• 每項交易涉及的確切金額
• 確定公平交易定價的明確方法
• 證明符合經合組織轉讓定價指引

4. 開支可扣減性及個人消費

開支申索面臨嚴格的稅務局審查,特別是對於業務與個人財務經常交錯的中小企業。要可扣減,開支必須符合兩項基本測試:必須是在產生應課稅利潤過程中招致的,且不得屬資本性質。

個人或家庭開支是最常見的審計問題之一。任何被發現屬私人或家庭性質的費用將被拒絕 – 包括個人用餐、家庭旅行,或任何並非「全部及純粹」為產生公司利潤而招致的開支。最常見的扣減被拒原因?缺少文件證明。

5. 現金交易記錄

適當記錄現金交易仍然至關重要。根據《稅務條例》第51C條,您必須記錄業務中收到或支付的每一筆款項。這包括每日交易記錄、銷售收據(最好預印及連續編號)、發票、購買記錄及開支憑證。

紙本和電子格式均可接受,前提是記錄準確且可查閱。雖然電子記錄完全合規,但仍須保留支票存根、發票、銀行入賬單及結單等原始文件,以證明收入和支出。

6. 強積金及僱員福利合規

僱主在強制性公積金(強積金)及僱員福利方面的責任是另一個重點審計範疇。常見的合規問題包括:

• 強積金供款: 僱主必須為每名僱員的有關入息供款5%(上限為每月1,500港元),僱員則供款5%
• 登記要求: 年齡介乎18至64歲、工作超過60天的僱員必須在受僱首60天內登記
• 僱主報稅表申報: 表格BIR56A及IR56B必須在發出後一個月內(通常為4月至5月中)提交
• 福利申報: 大部分非現金福利均須課稅,必須在年度報稅表中申報

香港中小企稅務合規框架 2024-2025

兩級利得稅制度

於2018/19年度引入的香港兩級利得稅制度為中小企業提供重大優惠。以下是現行稅率:

法定審計要求

根據香港《公司條例》,每家香港註冊成立的公司必須每年由持牌執業會計師審核其財務報表,正式申報為休眠公司除外。即使符合中小型財務報告框架下簡化報告資格的公司仍須進行審計。

如果公司符合以下至少兩項標準,即符合「小型」資格:

• 總年營業額 ≤ 1億港元
• 總資產 ≤ 1億港元
• 總僱員人數 ≤ 100人

常見審計觸發因素及警示信號

不合規的罰則及後果

稅務局擁有強大的執法權力。了解潛在後果強調保持適當合規的重要性:

• 逾期提交: 未能按時提交利得稅報稅表可導致最高10,000港元的罰款
• 估計評稅: 錯過截止日期可能導致估計評稅,通常高於實際稅項
• 附加費: 逾期繳款加徵10%附加費,重犯者提升至50%
• 不準確的報稅表: 罰款最高50,000港元,另加少徵收稅款的三倍
• 違反記錄保存規定: 根據《公司條例》,每項違規可罰款最高100,000港元
• 刑事罰則: 嚴重個案中,蓄意逃稅可監禁最高三年

準備稅務審計的7步行動計劃

1. 保存全面記錄: 按第51C條要求保存完整的業務記錄至少7年。這包括所有發票、銀行結單、銷售/購買記錄、僱傭合約及強積金供款記錄。
2. 分開業務與個人開支: 從第一天起保持嚴格分隔。將個人開支記錄為業主提款或股東貸款 – 絕不與業務開支混合。
3. 準備轉讓定價文件: 如屬跨國集團的一部分,須在9個月期限前充分準備主體檔案及本地檔案文件。
4. 徹底記錄離岸申索: 在提交報稅表前編製全面證據 – 海外合約、海外銀行記錄、運輸文件及海外營運證明。
5. 確保按時合規: 絕不錯過關鍵截止日期:利得稅報稅表(發出後一個月內)、僱主報稅表(4月至5月)及強積金登記(受僱後60天內)。
6. 聘用專業顧問: 稅務合規涉及需要專業詮釋的細緻規定。合資格執業會計師可在審計期間提供專家指導及代表。
7. 實施定期內部審查: 定期審查開支分類、關聯方交易、離岸申索證明及記錄保存。

收到稅務局審計通知時應採取的行動

如果您收到稅務局實地審核或調查科的信件,請遵循以下步驟:

1. 不要恐慌,但要迅速行動: 仔細審閱信件以了解要求提供的資料及截止日期。
2. 聘用專業代表: 立即諮詢具有稅務局審計經驗的稅務專家。
3. 收集要求的文件: 編製所有要求的文件。如缺少記錄,請立即通知您的顧問。
4. 審查您的狀況: 與顧問合作,在稅務局發現前識別潛在問題。
5. 完整及誠實地回覆: 對所有查詢提供準確回覆。切勿隱瞞資料。
6. 保持專業溝通: 通過您的稅務顧問進行溝通,避免不必要的陳述。

在香港充滿活力的稅務環境中,主動合規不僅是避免罰款 – 而是為可持續業務增長奠定基礎。通過了解稅務局的重點範疇並實施穩健的合規系統,中小企業主可以自信而非焦慮地應對審計。請記住:應對稅務局審計的最佳防禦是記錄完善、透明及持續合規的業務運作。如有疑問,請諮詢能為您的特定情況提供量身訂製指導的合資格專業人士。