您的企業是否仍在為紙本報稅表及人工計算而煩惱?香港稅務環境已經歷革命性的數碼轉型,未能適應的公司將面臨落後風險。隨著稅務局推出升級版eTAX服務及全新稅務入門網站,了解如何將這些系統與現代會計軟件整合已成為高效稅務合規的關鍵。本全面指南將引導您了解技術要求、實際執行策略,以及在香港全新數碼時代優化稅務工作流程的最佳實務。

了解香港eTAX生態系統

2025年7月,稅務局正式推出三個互相連接的eTAX稅務入門網站,從根本上改變企業管理稅務責任的方式。這個三入門網站架構代表香港對數碼稅務管理的承諾,為企業提供更高效的合規處理方式。

三個入門網站架構

商業稅務入門網站代表企業稅務合規最重要的進步,提供一個安全的多用戶平台,專為各種規模企業設計以電子化處理稅務及商業事務。現有eTAX用戶的個人資料已自動轉移至新入門網站,稅務局強烈鼓勵所有公司儘早建立eTAX帳戶以善用升級版電子服務。

iXBRL:數碼報稅的技術基礎

香港數碼稅務轉型的核心是Inline eXtensible Business Reporting Language (iXBRL),一個全球認可的結構化財務報告標準。自2023年4月起,稅務局接受自願以iXBRL格式連同佐證文件電子申報利得稅報稅表。

哪些文件需要iXBRL格式?

了解哪些文件需要iXBRL格式對合規至關重要:

• 強制性iXBRL文件:
  • 稅項計算(所有情況)
  • 根據香港財務報告準則(HKFRS)編製的財務報表
  • 根據HKFRS私人實體編製的財務報表
  • 根據中小企財務報告框架及財務報告準則編製的財務報表
• XML格式要求:
  • 補充表格(S表格)
  • 其他支援表格
  • IR56B僱主報稅表資料檔案

稅務局免費資料擬備工具

認識到轉用iXBRL對許多企業而言是重大改變,稅務局提供全面的免費工具以促進轉換。這些工具已大幅增強新功能及語言選項。

針對不同企業需求的雙工具方案

稅務局的資料擬備工具支援Microsoft Word及Microsoft Excel檔案,讓企業能夠使用現有財務報表格式,然後轉換為iXBRL。這種靈活性大幅減輕企業轉用數碼報稅的技術負擔。

僱主報稅表IR56表格擬備工具

就僱主報稅表而言,稅務局提供專門的網上IR56表格擬備工具,無需安裝即可使用。此工具處理所有IR56表格類型(IR56B/E/F/G/M),並提供多項優勢:

• 無需安裝: 可從任何裝置存取的網上應用程式
• 批次處理: 每個資料檔案可包含最多2,000套表格
• 多種遞交選項: 線上模式(最多30份直接輸入)或混合模式(批次上載最多5,000份表格)
• 自動XML生成: 匯出符合稅務局規格的XML格式資料
• 取代舊有軟件: 舊版稅務局IR56B軟件已過時;該工具的遞交不再接受

會計軟件整合概況

雖然稅務局的免費工具提供基本轉換功能,但了解流行會計軟件平台如何融入香港eTAX生態系統對建立高效稅務工作流程至關重要。

然而,稅務局積極鼓勵軟件供應商開發自己的程式,能夠將財務資料轉換為iXBRL格式。這創造了一個不斷發展的生態系統,其中第三方解決方案及人工工作流程填補會計軟件與eTAX要求之間的差距。

香港流行的會計軟件

儘管缺乏直接的iXBRL整合,但由於其強大功能、本地合規能力及匯出功能,幾款會計軟件平台已成為香港的行業標準:

1. Xero

• 本地銀行連接: 與滙豐銀行、恒生銀行及星展銀行香港直接銀行資料整合
• HKFRS合規: 財務報告符合香港財務報告準則
• 多幣別支援: 對於有國際業務的香港企業至關重要
• 匯出功能: 可將財務報表匯出至Excel/Word以使用稅務局工具轉換

2. QuickBooks

• 自動化財務報告: 生成損益表、資產負債表及現金流量表
• 滙豐整合: 與滙豐銀行香港的銀行資料連接
• 稅務就緒報告: 財務報告可匯出以轉換為iXBRL格式

3. Sage

• 符合HKFRS的報告: 生成符合香港會計準則的詳細報告
• 審計追蹤功能: 全面的審計功能支援稅務局合規

建立整合稅務工作流程

鑑於目前的技術狀況,企業需要構建一個多步驟工作流程,連接會計軟件與eTAX要求。以下是全面的方法:

第一階段:設定及準備

1. 註冊eTAX商業稅務入門網站: 透過商業稅務入門網站建立eTAX帳戶,為相關員工設定多用戶存取,並將商業登記詳情連結至BTP帳戶。
2. 選擇及配置會計軟件: 根據HKFRS合規性、匯出功能及可擴展性選擇軟件。盡可能配置會計科目表以匹配稅務局分類標準類別。
3. 下載及熟悉稅務局工具: 下載最新的稅務局iXBRL資料擬備工具,查閱稅務局iXBRL樣式指南及用戶指南文件,並使用樣本財務資料測試工具。

第二階段:每月操作

透過確保所有交易在適當時間內記錄、每月核對銀行帳戶、根據可扣稅分類歸類支出,以及記錄所有原始文件,以維持準確的會計記錄。

第三階段:年結報稅

年結報稅程序涉及幾個必須系統化執行的關鍵步驟:

1. 生成財務報表: 使用會計軟件生成年結財務報表,確保符合HKFRS,並將報表匯出至Word或Excel格式。
2. 準備稅項計算: 計算會計溢利與應課稅溢利之間的調整,記錄所有加回及扣減項目,並正確應用資本免稅額。
3. 轉換為iXBRL格式: 將財務報表匯入適當的稅務局工具,審閱並確認自動標籤建議,驗證iXBRL檔案,並生成iXBRL資料檔案以供遞交。
4. 透過商業稅務入門網站遞交: 登入商業稅務入門網站,上載iXBRL及XML檔案,獲得授權簽署人批准,並遞交完整報稅表,同時儲存確認收據及交易參考編號。

僱主報稅表申報程序

僱主報稅表(BIR56A/IR56B)須於發出日期起一個月內遞交,通常為每年5月初。程序因僱員人數而異:

小型僱主(少於30名僱員) – 線上模式:

1. 登入商業稅務入門網站
2. 進入僱主報稅表電子申報服務
3. 直接輸入僱員資料(最多30套IR56B表格)
4. 填寫BIR56A封面表格
5. 使用授權簽署人憑證簽署
6. 電子遞交

大型僱主(30名或以上僱員) – 批次遞交:

1. 資料準備: 從會計/薪酬軟件匯出僱員薪酬資料,存取網上IR56表格擬備工具,上載或輸入僱員資料(每個檔案最多2,000份表格),並生成XML資料檔案。
2. 遞交選項: 選擇線上模式(透過BTP上載資料檔案,授權簽署人登入)或混合模式(任何獲委任人士上載檔案;授權簽署人簽署管制清單及BIR56A紙本表格)。

強制性電子報稅時間表及未來發展

香港的數碼稅務轉型遵循分階段實施方法,強制性要求將在未來幾年擴展。

目前狀況(2024-2025)

• 自願電子報稅: 大多數企業可選擇紙本或電子報稅
• 獎勵: 電子報稅的企業可獲自動1個月延期
• 可用工具: 稅務局提供所有必要的免費轉換工具

未來發展

稅務局的既定目標是於2030年前對所有企業實施全面強制性電子報稅。此時間表讓軟件供應商有時間開發整合解決方案,企業有時間轉換系統及培訓員工,稅務局亦可根據自願採用的反饋完善系統。

優化稅務工作流程的最佳實務

1. 儘早開始電子報稅

即使電子報稅對大多數企業仍屬自願性質,但儘早採用具有多項優勢:熟悉iXBRL轉換程序,受惠於自動1個月延期,在仍有靈活性時發現及解決工作流程問題,以及在會計員工中建立機構知識。

2. 標準化會計科目表

將會計軟件的會計科目表與稅務局分類標準類別對齊以簡化轉換。查閱稅務局分類標準套件,將會計類別對應至分類標準標籤,建立一致的命名慣例,並記錄對應以保持年度一致性。

3. 維持全面的數碼記錄

香港法例規定企業必須保存記錄7年。最佳實務包括以雲端備份方式數碼儲存原始文件,為財務報表維持版本控制,保留所有已遞交iXBRL及XML檔案的副本,以及保存eTAX遞交確認及交易參考編號。

4. 建立品質控制程序

鑑於目前工作流程的多步驟性質,品質控制檢查點至關重要。實施匯出前審閱財務報表,轉換驗證以確保iXBRL檔案通過稅務局驗證,關鍵項目的標籤核實,系統之間的數學核對,以及職責分離的多人審閱。

常見挑戰及解決方案

挑戰1:複雜的財務結構

問題: 具有複雜集團結構、多種收入來源或專門交易的企業在使用標準化iXBRL範本時遇到困難。
解決方案: 使用iXBRL全面標籤工具而非簡化範本,聘請具有iXBRL經驗的稅務專業人士進行初始設定,並記錄自訂標籤決定以保持年度一致性。

挑戰2:員工培訓及知識差距

問題: 不熟悉iXBRL格式及eTAX平台的會計員工在新工作流程中遇到困難。
解決方案: 在報稅限期前為員工培訓分配時間,使用稅務局的用戶指南並進行練習遞交,參加有關eTAX及iXBRL的專業發展課程,以及透過自願電子報稅逐步建立知識。

挑戰3:資料準確性及驗證錯誤

問題: iXBRL檔案因標籤錯誤或資料不一致而未能通過稅務局驗證。
解決方案: 在遞交前務必使用稅務局工具中的驗證功能,仔細審閱驗證錯誤訊息,確保會計軟件中的原始資料在匯出前準確無誤,以及在會計記錄與iXBRL標籤值之間保持核對。

在香港,eTAX與會計軟件的整合目前需要一個結構化的多步驟方法,連接商業會計平台與稅務局的iXBRL要求。雖然直接、無縫的整合仍是未來目標,但企業今天可透過選擇具有強大匯出功能的會計軟件、有效善用稅務局免費iXBRL資料擬備工具、建立系統化工作流程,以及培養員工在數碼報稅流程的能力,以優化其稅務工作流程。隨著香港邁向2030年強制性電子報稅,現在採用數碼稅務工作流程的企業將透過提高效率、降低合規風險,以及為未來技術整合做好準備,獲得競爭優勢。