How to properly record expenses to cope with Hong Kong tax audit

當稅務局職員敲門，要求核實你的開支申索時，會發生甚麼事？對許多香港企業和個人而言，如果單據文件不齊全，這個例行程序可能在幾分鐘內變成壓力巨大的挑戰。香港的稅制建基於「自行評稅」原則，舉證責任完全落在納稅人身上。這份全面指南將詳細說明如何妥善備存開支證明文件，讓你不僅能安然渡過稅務審核，更能充滿信心地應對。

法律基礎：香港稅法有何要求？

妥善備存稅務文件不僅是良好習慣，更是《稅務條例》（IRO）的法定要求。條例第51C條明確規定，納稅人必須備存足夠紀錄，以便其應評稅利潤或入息易於確定。這意味著每一項開支申索都必須有可核實的證據支持，以證明其真實的業務用途及有效性。

七年規則：你的文件保存時限

其中一項最關鍵的要求是保存期限。根據《稅務條例》第51C條，所有為計算應評稅利潤或入息而備存的簿冊及紀錄，必須在相關的評稅基期結束後保留至少7年。這不僅僅是開支收據，更涵蓋你整個財務生態系統：

• 銷售發票及採購訂單
• 銀行月結單及信用卡月結單
• 合約及協議
• 總帳及會計紀錄
• 薪酬紀錄及僱員合約
• 資產購買文件
• 差旅及應酬開支報告

完美單據：稅務局審核員審視甚麼？

在審核過程中，稅務局職員會仔細審查每一項開支申索及其證明文件。一份可接受的收據或發票必須包含具體、可核實的資料。即使缺少一個元素，也可能導致開支不被接納，甚至面臨罰款。

常見開支類別的特殊文件要求

不同類型的開支需要特定的文件備存方法。以下是一些常見扣除項目的所需文件：

差旅及應酬開支

這些是審核過程中最常被仔細審查的開支之一。除了基本收據，還應備存：

• 差旅行程表，顯示業務目的
• 商務餐飲的會議記錄或議程
• 娛樂活動的出席者名單
• 車輛使用的行車里數記錄（日期、目的、距離）
• 與收據金額相符的信用卡月結單

家居辦公室及遙距工作開支

隨著混合工作模式日漸普及，妥善備存文件至關重要：

1. 空間計算： 記錄家中專用於工作的百分比。
2. 公用事業帳單： 保存完整的水電、網絡及電話費紀錄。
3. 設備購買： 保留電腦、傢俬及辦公室用品的收據。
4. 使用記錄： 備存顯示共享資源用於業務與個人用途的紀錄。

審核流程：預期情況及準備工作

了解審核流程有助你有效準備。大多數稅務局審核都遵循結構化的步驟：

電子文件備存最佳實踐

在現今的數碼世界，電子紀錄越來越普遍。稅務局接受電子文件，但須符合特定標準：

可接受的電子格式

• 掃描收據： 高解像度掃描，清晰顯示所有細節。
• 電子發票： 供應商提供的PDF或電郵副本。
• 銀行月結單： 金融機構發出的官方電子月結單。
• 會計軟件匯出檔案： 顯示交易詳情的報告。

電子儲存要求

1. 定期備份： 維持至少兩個獨立備份（雲端 + 實體）。
2. 系統化整理： 使用一致的命名規則及文件夾結構。
3. 確保可讀取性： 在7年保存期內，文件必須能夠被檢索。
4. 保持完整性： 使用一次性寫入媒體或防止篡改的系統。

常見審核觸發點及警示信號

某些模式會增加你的審核風險。了解這些有助你維持更好的紀錄：

妥善備存開支證明文件不僅是為了安然渡過稅務審核，更是建立財務誠信的基礎，以保護你的業務及個人財務。從今天起實施系統化的文件管理措施，你便能將稅務合規從一年一度的壓力事件，轉變為一個可管理、持續進行的過程。謹記：在香港的自行評稅制度下，你的文件就是你的首要及最佳防線。開始整理、開始記錄，以信心而非憂慮面對報稅季節。