香港税務局（IRD）の税務調査で、50万香港ドルの事業経費控除について問い合わせを受けたと想像してみてください。その経費が正当なものであることはご存知ですが、それを証明できますか？香港の税制において、適切な文書化は単なる事務作業ではありません。それは、税務紛争、罰則、不利な査定に対するあなたの主要な防御手段です。通常の監査から正式な審査会への上訴に至るまで、文書証拠の質が、あなたの勝敗を決定することが多いのです。本ガイドでは、なぜ文書化が香港における税務紛争解決の礎となるのか、そして揺るぎない防御体制をどのように構築するのかを探ります。

法的根拠：7年間の文書保存義務

第51C条：記録保存の基本

内国歳入条例（IRO）第51C条は、すべての香港事業者が従わなければならない基本的な法的義務を定めています。香港でいかなる取引、職業、事業を行う場合でも、課税対象となる利益を正確に算定できる十分な記録を、英語または中国語で保管しなければなりません。これらの記録は、関連する会計期間の終了後、少なくとも7年間香港で保管する必要があります。

保管すべき記録とは？

税務局は最終的な納税申告書だけでなく、完全な証跡を求めます。第51C条が保管を義務付けているものは以下の通りです。

不十分な文書化の高い代償

十分な記録を維持しないことは、単なる事務上の過失ではありません。深刻な結果を招きます。

• 最大10万香港ドルの罰金： 第51C条により、合理的な理由なく適切な記録を保管しない会社には、この多額の罰金が科せられる可能性があります。
• 控除の否認： 税務調査中に文書を提出できない場合、税務局は経費控除を完全に認めないことがあります。
• 推定課税： 適切な文書が提供されない場合、税務局は第59条に基づき、自らの推定に基づいて課税を行うことができます。
• 追加税額： 未納税額の最大3倍までの追加税が課せられる可能性があります。
• 不利益な推定： 審査会の手続において、記録を提出できないことは、納税者に不利益な推定をもたらす可能性があります。

税務局の調査を乗り切る：文書による防御戦略

税務局の照会プロセス：何を期待すべきか

税務局が監査または照会を開始すると、通常、情報と証拠書類の提出を求める書面による請求を受け取ります。税務局は通常、回答に約1ヶ月の猶予を与えますが、複雑なケースでは異なるタイムラインが設定される場合があります。効果的に対処する方法は以下の通りです。

1. 注意深く読む： 税務局が具体的に何を要求しているかを特定し、期限を確認します。
2. 体系的に収集する： 関連するすべての文書を整理された方法で収集します。
3. 期限までに回答する： 期限前に回答を提出します。遅延は罰則の引き金となる可能性があります。
4. 必要に応じて延長を申請する： より多くの時間が必要な場合は、合理的な説明とともに延長を申請します。

税務局照会への必須証拠書類

税務局の照会に回答する際は、包括的な証拠書類を提供してください。税務局が控除を認めない最も一般的な理由は、タクシー代や食事代などの少額の項目であっても、証拠が不十分であることです。以下を含めてください。

• 契約書・合意書： 売買契約書、仕入契約書、サービス契約書
• 請求書・領収書： 明確な事業目的が記載された原本の税務インボイス
• 銀行取引明細書： 受取と支払を示す完全な銀行記録
• 通信記録： 事業目的を示すメール、手紙、会議議事録
• 取締役会議事録・決議： 重要な事業決定を文書化したもの
• 出張記録： 事業活動がどこで行われたかを示すもの

オフショア所得申告のための特別な文書

オフショア所得（源泉地主義に基づき香港の事業所得税が非課税となるもの）を申告する会社にとって、文書による証拠は特に重要です。オフショアステータスを効果的に証明するには、収益を生み出す主要な事業活動が香港以外で行われたことを示す証拠を提示しなければなりません。

• 海外で開催された取締役会（議題、議事録、出席記録）
• 香港以外で交渉・締結された事業契約
• 海外拠点から発行された発注書
• 香港以外で保管・配送された商品
• 海外に所在する要員による重要な決定

監査済み財務諸表：最初の防衛線

必須の監査要件

香港会社条例第9部に基づき、すべての香港法人（休眠会社を除く）は、香港会計士公会（HKICPA）から有効な公認会計士（CPA）登録証を持つ公認会計士により、毎年財務諸表の監査を受けなければなりません。

内国歳入条例は、法人が事業所得税申告書（PTR）を提出する際に、監査済み財務諸表および監査報告書を補足書類として提出することを義務付けています。活動中の有限会社の場合、監査済み財務諸表を添付せずに納税申告書を提出することは、税務局によって「不完全な提出」、つまり全く提出していないのと同等とみなされます。

監査済み財務諸表に含まれるべき内容

• 貸借対照表（財政状態計算書）
• 損益計算書（包括利益計算書）
• キャッシュ・フロー計算書
• 財務諸表注記
• 香港CPAが署名した監査報告書

移転価格文書：国際基準

香港の移転価格制度

2018年4月1日以降に開始する会計期間に適用される香港の移転価格規制制度は、特定の香港事業体に対し、マスターファイル、ローカルファイル、および（最終親会社の場合）国別報告書からなる移転価格文書の作成を義務付けています。この3層アプローチでは、事業体は一貫した移転価格ポリシーを明確にし、実行する必要があります。

マスターファイルとローカルファイルの要件

内国歳入条例第58C(2)(a)条に基づき、該当する香港事業体は、会計期間終了後遅くとも9ヶ月以内にマスターファイルとローカルファイルを作成しなければなりません。これらの文書は英語または中国語で作成され、少なくとも7年間保管する必要があります。

免除閾値

事業規模による免除： 香港事業体は、以下の条件のいずれか2つを満たす場合、マスターファイルとローカルファイルの作成が不要です。

• 会計期間の総収益が4億香港ドルを超えない
• 会計期間終了時の総資産価値が3億香港ドルを超えない
• 会計期間中の平均従業員数が100人を超えない

審査会への上訴：文書が決定的となる場面

上訴プロセス：審査会への異議申立て

税務局の査定に同意できない場合、プロセスは以下のステップを踏みます。

1. 書面による異議申立て： 期限内（通常1ヶ月）に税務局長に提出します。
2. 証拠による裏付け： 包括的な文書証拠とともに、不同意の理由を明確に述べます。
3. 局長による審査： 局長は提出書類を審査し、査定を修正する場合があります。
4. 審査会への上訴： 決定に不満がある場合は、1ヶ月以内に独立した法定審判所である審査会に上訴します。

立証責任：重要な原則

香港の税務紛争における基本的な原則は、立証責任が完全に納税者にあることです。納税者は、上訴の対象となっている査定が過大または誤りであることを証明しなければなりません。審査会は、単なる主張には証拠としての重みを一般に与えず、反対尋問を通じて検証された証拠に重きを置きます。

審査会審理のための文書証拠要件

審査会の審理に備える際は、以下を確保してください。

• すべての証人の確保： 上訴を支持するために呼び出す予定のすべての関係者
• 完全な文書セット： 依拠する予定のすべての文書（整理・索引付き）
• すべての当事者へのコピー： 審理前に、文書を審査会と税務局長の両方に提出します。
• 必要に応じた専門家報告書： 技術的事項には専門家証拠が必要な場合があります。

一般的な文書化の落とし穴と回避方法

戦略的文書管理システムの構築

効果的な文書管理の主要構成要素

文書化をコンプライアンスの負担と見なすのではなく、包括的な文書化が以下の点を認識する戦略的アプローチを採用しましょう。

• 税務局の照会や監査の可能性を低減します。
• 照会が発生した場合の迅速な解決を可能にします。
• 和解交渉における立場を強化します。
• 審査会手続において強固な防御を提供します。
• 罰則および追加税額を最小限に抑えます。

文書化アクションプラン

1. 文書化ポリシーの確立： どの文書を、どの形式で、どのくらいの期間保管すべきかを定義します。
2. チームの訓練： すべての従業員が文書化の責任を理解していることを確認します。
3. デジタルシステムの導入： 税務局の要件を遵守しながら、保管、検索、バックアップにテクノロジーを活用します。
4. 定期的なレビューの実施： 文書化の実践が遵守されているか定期的に確認します。
5. 専門家アドバイザーの活用： 税務局の照会が発生する前に、税務専門家に文書の適切性をレビューしてもらいます。

香港の税制において、文書化は単なる事務的な記録管理を超えるものです。