試想像收到香港稅務局(IRD)的稽核通知,卻發現無法找到三年前的重要稅務文件。隨著香港數碼稅務管理迅速發展,稅務局於2025年7月推出增強版eTAX網上平台,妥善存檔及檢索電子報稅記錄變得前所未有地重要。本全面指南解釋如何有效管理您的eTAX記錄,以確保完全符合香港嚴格的稅務法例,並有信心應對潛在的稅務稽核。

了解香港的法定記錄保存規定

第51C條:記錄保存的法律基礎

《稅務條例》第51C條訂明香港商業記錄保存的基本規定。根據此條文,每名從事行業、專業或業務的人士,必須以英文或中文保存足夠的業務記錄,以便準確地釐定其應評稅利潤。這些記錄必須自有關交易日期起保存最少7年。

必須保存哪些記錄?

稅務局對保存記錄的全面規定,不僅限於簡單的報稅表,而是涵蓋全方位的財務文件:

• 損益表,反映公司的收入、開支及盈利能力
• 現金流量表,報告現金流入及流出
• 資產及負債記錄,包括資產負債表
• 每日交易記錄,記錄所有收入及支出款項
• 銷售及採購記錄,連同相應的單據及收據
• 提供服務記錄,記錄業務活動
• 報稅表及評稅,透過eTAX或文書提交
• 證明文件,用於扣減、免稅額及申索

稅務局的追溯評稅權力及稽核時限

了解追溯評稅期

稅務局採用「先評稅,後審查」的方式,即初步處理報稅表後通常會發出評稅通知書或虧損聲明書。然而,該局保留於日後進行評稅後調查或實地審查的權力,可能是基於已識別的風險範疇,或透過電腦隨機選擇程序。

稅務局可提出額外評稅的時限,對了解您的記錄保存責任至為重要:

全新eTAX網上平台系統:2025年7月推出

三個整合平台全面管理稅務

稅務局於2025年7月推出大幅升級的eTAX基建,包括三個專門平台,服務不同用戶群組:

• 個人稅務網站(ITP): 為個人納稅人提供集中平台,管理個人稅務事宜,包括提交報稅表、更新個人資料、查閱稅務狀況、查閱歷史報稅資料及管理繳稅記錄。
• 商業稅務網站(BTP): 專為企業而設,透過電子方式處理公司稅務及合規事宜,包括提交利得稅報稅表、商業登記、僱主報稅表提交,以及全面查閱公司報稅記錄。
• 稅務代表網站(TRP): 為稅務服務代理而設,包括稅務代表、公司秘書及其他稅務服務提供者,讓專業人士能夠有效管理多個客戶帳戶。

記錄管理的增強功能

2025年平台升級引入多項重大改進,方便存檔及檢索稅務記錄:

• 響應式設計: 介面可自動調整至桌上電腦、平板電腦及流動裝置
• 預填扣減資料: 納稅人可預先儲存扣減詳情,日後報稅時會自動填寫
• 增強文件上載: 用戶可透過eTAX直接上載最多5份證明文件,總檔案大小最多200MB
• 擴展IR56電子報稅: 僱主可在單次提交中上載最多5,000項記錄
• 全天候記錄查閱: 可隨時查閱完整報稅記錄、評稅及繳稅記錄
• 實時電子提示: 自動通知報稅限期、發出評稅及繳稅到期日

逐步指南:查閱及檢索過往eTAX報稅記錄

個人納稅人

1. 第1步:登入個人稅務網站
   透過香港政府一站通eTAX入門網站(www.gov.hk/etax)瀏覽個人稅務網站,或下載「eTAX」流動應用程式。使用香港身份證號碼及密碼登入,或透過「智方便」認證以加強保安。
2. 第2步:瀏覽您的稅務狀況
   從主選單選擇「查閱稅務狀況」,概覽您目前的稅務狀況,包括未繳報稅表、最近的評稅及繳稅責任。
3. 第3步:查閱報稅記錄
   點擊「報稅記錄」或「過往報稅表」,查閱您透過eTAX提交的所有報稅表的時序列表。
4. 第4步:檢索特定報稅表
   選擇您希望查閱的特定評稅年度。您可查閱已提交的完整報稅表,並下載PDF副本作記錄。
5. 第5步:查閱評稅記錄
   瀏覽「評稅記錄」,查閱稅務局發出的所有評稅通知書,顯示已評定收入、應繳稅款及繳稅狀況。
6. 第6步:核對繳稅記錄
   查閱「繳稅記錄」,查看所有已繳稅款,包括日期、金額及繳稅方式。

商業用戶

1. 第1步:登入商業稅務網站
   使用您的商業登記號碼及指定用戶憑證登入。公司管理員可管理多個獲授權用戶的存取權限。
2. 第2步:選擇相關稅項類別
   商業稅務網站處理多種稅項,包括利得稅、僱主報稅表(IR56系列)及物業稅。
3. 第3步:查閱公司報稅記錄
   查閱所有已提交利得稅報稅表的完整記錄,包括評稅年度、基準期、已申報利潤/虧損及提交日期。
4. 第4步:檢索證明文件
   如您的業務曾上載證明文件(財務報表、稅項計算表),這些文件仍可透過平台查閱。
5. 第5步:查閱僱主報稅表記錄
   就IR56系列提交而言,平台保存所有已提交僱主報稅表的全面記錄。

eTAX記錄存檔最佳實務

採用雙重儲存策略

雖然eTAX網上平台可讓您查閱報稅記錄,但審慎的稅務管理需要另行保存獨立存檔。提交後立即下載所有已遞交報稅表、評稅及繳稅確認的PDF副本,並儲存於安全及已備份的位置。這可防範潛在的系統問題、平台變更,或在無互聯網連接的情況下需要即時查閱的情況。

按評稅年度整理記錄

建立有系統的歸檔結構,按評稅年度(而非公曆年度或報稅日期)整理。每個評稅年度應保存完整資料夾,包括:

• 原本報稅表(個人BIR60、企業BIR51/52)
• 所有證明文件及附表
• 稅務局發出的評稅通知書
• 繳稅記錄及收據
• 與稅務局的任何通信
• 修訂申請及經修訂評稅
• 暫緩繳稅申請及決定

應對稅務稽核:有效運用您的eTAX存檔

運用eTAX記錄快速回應

您的eTAX報稅記錄在稽核期間尤其寶貴。利用平台可快速:

• 確認已提交內容: 下載受稽核年度已提交的確實報稅表
• 核實評稅金額: 將稅務局的記錄與您提交的報稅表互相核對
• 查閱繳稅記錄: 證明已履行繳稅責任
• 識別模式: 比較多年報稅資料,了解年度間的變化
• 定位數碼提交文件: 查閱先前透過平台上載的任何文件

常見稽核重點範疇及證明文件

常見陷阱及避免方法

在香港日益數碼化的稅務環境中,掌握eTAX記錄存檔及檢索已不再是選項,而是基本的合規規定。透過執行本指南概述的策略,您可將看似行政負擔的工作轉化為策略優勢。妥善的記錄管理不僅確保符合法律規定,更能讓您有信心及有效率地回應稅務局的任何查詢或稽核。謹記,在稅務事宜上,良好的記錄是您最佳的防禦及最有力的證明。