IRD Audit Query Response in Hong Kong

對於任何企業東主或稅務專業人士而言，收到香港稅務局（稅局）的查詢信件都可能令人擔憂。無論是常規的書面審核還是全面的實地審核，了解如何高效且專業地作出回覆，對於維持合規及盡量減少潛在罰款均至關重要。本全面指南提供專業策略，助您有效應對稅務局的審查查詢。

返回頂部

了解稅務局審查類型與程序

書面審核與實地審核

稅務局主要採用兩種審查方式，各自具有不同的特點和影響：

書面審核：書面審核涉及對自動評稅個案的審查，通常在稅務局辦公室內進行。稅務審核人員可能會要求提供報稅表內所申報的收入或開支項目的額外資料，或要求釐清特定交易。雖然書面審核的干擾程度低於實地審核，但若稅務局在您的回覆中發現任何不符之處或不可靠的資料，則可能會升級為實地審核。

實地審核：稅務實地審核是由稅務局實地審核及調查科進行的全面審查。實地審核人員會到訪你的營業場所，查閱賬簿及紀錄，以深入了解你的業務運作及個人事務。這類審核更為深入，通常意味著稅務局已發現特定疑慮，需要作進一步密切審查。

實地審核程序

如被選中進行實地審核或調查，程序通常如下：

1. 初步通知：你將會收到一封信函，通知你初步審查的課稅年度，並要求你聯絡實地審核人員，預約雙方合適的時間進行首次會面
2. 首次會面：實地審核人員會與你及／或你的代表進行會面，討論審核或調查的範圍和目的
3. 審閱文件：審核人員會審查你的業務紀錄、財務報表及相關證明文件
4. 後續查詢：在整個審核過程中，稅務局可能會發出索取更多資料的請求
5. 結論及評稅：審核人員完成審查並公布結果，這可能會導致調整你的應繳稅款

返回頂部

稅務局發出查詢信的常見誘因

了解觸發稅務局發出查詢信的原因，有助企業主動保持合規：

• 申索離岸收入：稅務局會仔細審查企業申索離岸收入的報稅表，因為這是常見需要提供充分佐證的範疇
• 異常的收入或開支模式：申報的收入或開支出現大幅波動或異常情況
• 物業交易：索取有關物業購買、出售或轉讓的資料
• 行業基準對比：申報的數據與行業常態出現顯著偏差
• 隨機抽選：部分審核是稅務局常規合規計劃的一部分
• 第三方資料：透過銀行、其他政府部門或國際稅務資料交換所獲取的資料發現差異

返回頂部

必備文件要求

準備完備的文件記錄是有效應對稅務審查的基礎。稅務局要求納稅人妥善保存業務記錄，並在交易完成後保留至少 7 年。

核心文件清單

文件類別	所需文件	用途
財務報表	經審計的資產負債表、損益表，以及由香港執業會計師簽署的核數師報告	證明財務狀況並符合《公司條例》規定
利得稅計算表	顯示應評稅利潤、折舊免稅額、不可扣稅開支及各項調整的詳細計算表	說明如何根據《稅務條例》計算應繳稅款
會計賬簿	總分類賬、日記賬、明細分類賬、銀行月結單	支持所有財務交易及會計分錄
業務記錄	發票、收據、合約、採購訂單、送貨單	支持各項收入與開支申報
離岸收入證明	於海外舉行的董事會會議紀錄、於香港境外洽商及簽署的合約、海外營運證明	證明產生利潤的活動於香港境外進行
僱傭紀錄	僱傭合約、薪酬紀錄、強積金供款紀錄	核實薪金及工資扣除
資產紀錄	固定資產登記冊、折舊表、購置及處置文件	支持申請折舊免稅額

語言要求

為方便稅務局審閱，文件應以中英文雙語提供，或至少提供英文版本。若原始文件為其他語言，應預先準備經核證的譯本。

返回頂部

策略性回覆時間表及流程

回覆稅務局查詢時，時間掌握至關重要。妥善規劃的處理方案能確保符合法規，同時維持業務正常運作。

標準回覆時限

情況	標準時限	可否申請延期
首次查詢信件	由發信日期起計一個月內	可以，惟須具備合理解釋
後續資料索取	按要求中所指明（通常為一個月）	可以，通常會獲批短期延期
首份利得稅報稅表（新成立公司）	由發出日期起計三個月內	極為有限；延期申請須具備充分理由
年度利得稅報稅表	發出日期起計一個月內	可以，須預先安排
提交實地審核文件	按與實地審核人員協定的時間	可根據複雜程度協商

最佳應對工作流程

1. 即時確認收悉（第 1-2 天）：收到查詢信件後，確認收悉並確認有意在指定時限內回覆，或在需要時申請延期
2. 初步評估（第 3-5 天）：仔細審閱查詢內容，確定所需資料，並評估回覆所需的複雜程度
3. 收集資料（第 6-15 天）：收集所有相關文件，確保完整及準確。如有需要，諮詢會計及營運團隊
4. 起草回覆（第 16-22 天）：撰寫全面且專業的回覆，直接解答稅務局查詢中的各項問題。如遇複雜事項，可考慮聘請稅務專才
5. 內部審核（第 23-25 天）：由高級管理層及／或外部顧問審核回覆內容，以確保準確與完整
6. 提交回覆（第 26-30 天）：在截止日期前提交回覆，並保留所有往來信函及佐證文件的副本

返回頂部

有效應對的專業策略

1. 著重清晰與準確

您的回覆應詳盡、真實且條理清晰。請直接且簡潔地回答每個問題，避免使用可能引起誤解的專業術語。稅務局樂見符合以下條件的回覆：

• 語氣專業得體
• 與您的核數報告或過往提交的資料絕無矛盾
• 備有相關佐證文件支持
• 與貴公司的實際營運情況一致

2. 僅提供所要求的資料

雖然透明度至關重要，但應避免主動提供稅務局明確要求以外的資料。過度披露可能會無意中引起新疑問或擴大審查範圍。請專注於準確回答所提出的問題。

3. 保持各份文件的一致性

請確保您的回覆與經審計的財務報表、利得稅計算表以及先前與稅務局的往來信函保持一致。資料前後矛盾可能會引發進一步調查，並損害您的誠信。

4. 充分證明離岸地位

對於申索離岸收入的公司，稅務局要求提供令人信服的證據，以證明產生利潤的活動是在香港境外進行。單純的陳述並不足夠。請提供具體證據，例如：

• 證明策略決策是在香港境外作出的董事會會議紀錄
• 顯示談判和簽署均在海外進行的合約
• 海外營運中心的證明，包括辦公室租約及當地商業登記
• 主要人員常駐香港境外的相關證明文件
• 顯示海外業務運作的供應商與客戶溝通紀錄

5. 主動申請延期

如果您確實需要更多時間來編制全面的回覆，請盡早提出延期申請並附上合理的解釋。稅務局通常會批准簡短延期的書面申請。提出延期申請遠比提交不完整或草率的回覆更為理想。

6. 及早識別並處理問題

如果在審查過程中發現自身的稅務事項存在不合規之處或潛在問題，立即尋求專家意見至關重要。稅務專家可協助您了解相關影響，並制定適當的披露與解決策略。

返回頂部

專業代表的價值

聘請在處理稅務局審查事宜方面具備豐富經驗的稅務專家，可帶來顯著優勢：

委聘專業代表的主要好處

• 專業知識：稅務專家對稅務局的慣例、程序，以及審查人員的權限範圍瞭如指掌
• 策略指導：專業人士能夠識別關鍵關注點、制定應對策略，並探討不同方案以減輕潛在的稅務罰款
• 有效溝通：專家會與稅務局保持聯絡以闡明您的立場，避免產生誤解，並在整個審核過程中維持專業的對話
• 文件準備：經驗豐富的顧問會為稅務局的查詢起草全面的回覆，並在必要時準備和解建議書
• 代表出席會議：稅務專家可陪同您出席與稅務局的會議及談判，致力達成合理的解決方案
• 高效處理：透過專業處理，通常能更快、更順利地解決稅務局的質疑

何時應尋求專業協助

在以下情況下，建議考慮聘請稅務專家：

• 查詢涉及複雜的離岸收入申索
• 您正面臨實地審核或稅務調查
• 審核涵蓋的追溯期長達數年
• 您發現自己的稅務狀況存在不合規之處
• 稅務局提議大幅調整您的應繳稅額
• 您缺乏回覆稅務局查詢的經驗
• 語言障礙可能會影響您的回覆質素

返回頂部

了解審核涵蓋的追溯期

審核涵蓋的期限定視乎個案性質而定：

• 常規審核：通常涵蓋展開實地審核該年度之前的 6 個課稅年度
• 欺詐或故意逃稅：稅務局可追溯調查長達 10 年，以索取資料及文件
• 記錄保存：企業必須將記錄保存最少 7 年，以確保在可能進行審核時可供查閱

這段較長的追溯期凸顯了在業務營運過程中維持完整、準確記錄的重要性。

返回頂部

不合規及延遲回覆的後果

未能妥善回覆稅務局的查詢可能會招致嚴重後果：

逐步升級的跟進行動

1. 提示信：若最初的查詢未獲回覆，稅務局通常會發出 1 至 2 封正式提示信
2. 估計評稅：如果您繼續拖延，稅務局有權根據過往數據或行業基準發出估計評稅，即使您提出異議，亦必須立即繳付有關稅款
3. 財務罰款：罰款最高可達少繳稅款金額的三倍
4. 刑事檢控：屢次不合規可導致在裁判法院被刑事檢控，並被判處罰款及可能面臨監禁

近期處罰案例

• 一家物流公司在忽略兩次催繳通知後，被判處 HKD 8,000 罰款
• 一名連鎖零售店董事因連續忽略三份通知書而被判處監禁六個月，緩刑執行
• 在 2021/22 年度，稅務局完成了 1,720 宗實地審核及調查個案，成功追討約 HKD 2.9 billion 的補繳稅款及罰款

逃稅罰則

在香港，逃稅屬刑事罪行，可處以：

• 最高 HKD 50,000 的罰款
• 相當於少徵稅款三倍的額外罰款
• 最高監禁 3 年
• 案件轉交律政司進行刑事檢控

返回頂部

您的權利及上訴途徑

雖然與稅務局合作至關重要，但納稅人在整個審核過程中亦享有各項重要權利：

委託代表的權利

您有權在審核過程的各個階段委託稅務專業人士或顧問作為代表，包括初次會面以及隨後與實地審核人員的會議。

反對及上訴權利

若您不同意稅務局的結論或擬作出的調整，您有權：

• 提供進一步解釋及證明文件
• 按照稅務局的既定程序提出正式反對
• 就您認為不正確的評稅提出上訴
• 就稅務局的決定尋求獨立覆核

若您不同意任何評稅或擬作出的調整，建議儘早尋求專業意見。

返回頂部

主動合規策略

應對稅務局審核查詢的最有效方法，是透過健全的合規實踐防患於未然：

全年保持記錄井然有序

• 建立系統化的文件歸檔及保存系統
• 在全年隨時上傳並整理文件，而非在審核時才倉促應對
• 確保記錄井井有條且便於隨時查閱
• 為關鍵文件妥善保存實體及數碼備份

為各項期限預留緩衝時間

• 將核數師的截止期限設定為比實際到期日早兩星期
• 在財政年度結束後立即展開審計程序
• 對於中小企而言，從結賬到簽署核數報告大約需要 6 至 12 星期；首年審計可能需要更長時間

指定單一聯絡人

• 指定專人負責與核數師及稅務局協調
• 確保該名人員了解業務運作，並可查閱所有必要記錄
• 保持暢通一致的溝通渠道

進行內部審查

• 在提交報稅表前進行審查，以確保其準確性及完整性
• 在申報前確保離岸收入申索備有充分證明文件
• 核對財務報表與稅務計算表
• 主動處理任何已發現的異常情況

緊貼最新稅務法例

• 掌握香港稅務法例及稅務局常規的最新變更
• 參加專業發展研討會及培訓
• 定期諮詢稅務顧問，而非僅在出現問題時才尋求協助

返回頂部

2025 年關鍵合規截止日期

了解並符合申報截止日期是稅務合規的根本基石：

• 首份利得稅報稅表（新成立公司）：通常在公司成立後約 18 個月發出；必須在發出日期起計三個月內提交
• 年度利得稅報稅表：通常於 4 月發出；必須在發出日期起計一個月內提交（委託稅務代表的公司可獲延期）
• 香港離岸公司：首年核數報告及報稅表須於公司成立後 18 個月內提交；隨後年度則須於財政年度結束後 12 個月內提交
• 回覆查詢函：通常為信件發出日期起計一個月內，獲批准延期者除外

返回頂部

稅務局查詢函的常見問題

預先為常見的查詢範疇做好準備，有助您更有效率地作出回覆：

業務運作查詢

• 貴公司的核心業務性質為何？
• 貴公司的業務運作實際上在何處進行？
• 若貴公司在香港沒有辦公室或員工，營運中心設於何處？

誰是您的主要供應商及客戶？他們位於何處？

離岸收入查詢

• 哪些活動產生了所申索的離岸收入？
• 這些活動在何處進行？
• 由誰進行這些活動，以及他們駐於何處？
• 業務決策是如何及在何處作出的？
• 提供海外營運及業務活動的證明

財務查詢

• 解釋與往年相比收入或開支出現重大變動的原因
• 為申索的特定開支扣除提供合理解釋
• 澄清特定交易的性質及商業目的
• 核對並調節財務報表與稅務計算表之間的差異

返回頂部

與稅務專家合作

聘請稅務專家協助應對審核時，應注意以下要點：

必備資歷

• 對香港稅務局的程序及實務具備豐富經驗
• 具備成功解決稅務審核的過往實績
• 深厚的香港稅法專業知識
• 專業認證及資格
• 清晰的中英文溝通能力

通常提供的服務

• 就實地審核及調查的一般程序提供諮詢
• 制定應對稅務調查的策略
• 審核並分析客戶擬提交予稅務局的資料
• 撰寫專業答覆以回覆稅務局的查詢
• 準備和解建議書及陳述文件
• 與稅務局協商以解決稅務爭議
• 陪同客戶出席與稅務局官員的會議

返回頂部

採取合作態度的重要性

雖然保障自身利益至關重要，但與稅務局保持合作且專業的態度通常大有裨益：

• 加快進度：配合調查並迅速提供文件有助確保審核過程順暢高效
• 更佳成果：保持透明度並展現誠意往往能帶來更有利的解決方案
• 減少對業務的干擾：迅速解決可盡量減少投入於應對審核的時間和資源
• 建立良好關係：在稅務局建立良好信譽有助於未來的溝通與往來

減輕罰款：在界線模糊的個案中，展現合作態度可能有助於爭取更有利的罰款決定

然而，合作絕不代表要承認不正確的立場或提供不準確的資料。專業顧問能協助你在展現合作誠意與保障自身合法權益之間取得適當平衡。

資料來源：
- 2025年香港報稅報告：您需要知道的事項
- 2025年最新資訊：香港離岸公司的利得稅報稅表申報及審計要求
- 香港離岸有限公司：如何處理稅務局查詢信
- 香港審計與合規指南 - China Briefing
- 香港審計報告：要求與時間表
- 實地審核及稅務調查12個常見問題 - PKF 香港
- 香港稅務審計 - HKWJ Tax Law
- 香港稅務實地審核 - Henry Kwong Tax
- 稅務調查及查詢服務 - PKF 香港
- 香港稅務審核及調查 - OneStart