주요 사실

맨 위로

홍콩의 기록 보관 요건 이해하기

홍콩 비즈니스의 세무조사에 철저히 대비하기 위해서는 세무국(IRD)이 규정한 문서화 기준을 면밀히 준수해야 합니다. 홍콩의 속지주의 조세 제도와 점점 더 엄격해지는 컴플라이언스 요건으로 인해, 올바른 기록 보관은 단순한 법적 의무를 넘어 홍콩에서 사업을 영위하는 기업의 전략적 필수 요소가 되었습니다.

법적 체계

홍콩의 기록 보관 의무는 주로 다음 두 가지 법률의 적용을 받습니다.

• 세무조례(Cap. 112) 제51C조: 홍콩에서 무역, 전문직 또는 비즈니스를 영위하는 모든 자는 과세 대상 소득을 쉽게 확인할 수 있도록 영어 또는 중국어로 충분한 기록을 보관해야 합니다.
• 회사조례(Cap. 622): 기업 지배구조 및 회사 행정 기록에 관한 요건을 규정합니다.

전자거래조례(Cap. 553)는 전자 기록에 대한 법적 프레임워크를 제공하여, 적절히 유지·관리될 경우 종이 문서와 동일한 법적 효력을 가짐을 보장합니다.

맨 위로

법정 기록 보존 기간

규정 준수 및 세무 감사 대비를 위해 보존 요건을 이해하는 것은 매우 중요합니다.

문서 유형	보존 기간	법적 근거
기업 회계 기록	최소 7년	세무조례(IRO) 제51C조
세무신고서 및 증빙 문서	최소 7년	세무조례(IRO) 제51C조
직원 급여 및 MPF(강제퇴직연금) 기록	최소 7년	고용조례
이전가격 보고서 및 증빙 문서	최소 7년	세무조례(IRO) 부속서 17I
기업 지배구조 관련 문서	영구(법인 존속 기간)	회사조례
역외소득 비과세 신청 입증 서류	최소 7년	세무조례(IRO) 제51C조

중요 참고사항: 7년의 보관 기간은 회계연도 종료일이 아닌 거래 완료일로부터 시작됩니다. 이러한 의무는 사업을 중단한 후에도 7년의 기간이 만료될 때까지 유지됩니다.

맨 위로

필수 보관 사업 기록

재무 기록

세무국(IRD)은 다음을 포함한 포괄적인 재무 문서 보관을 요구합니다:

• 회계장부: 수입 및 지출 또는 수익 및 비용 기록
• 일일 거래 기록: 수령하거나 지급한 모든 금액 내역
• 손익계산서: 사업체의 수입 및 지출 내역 표시
• 현금흐름표: 모든 현금의 유입 및 유출 추적
• 대차대조표(재무상태표): 사업체가 보유한 자산 및 부채 내역
• 은행 거래명세서: 모든 사업용 계좌의 전체 내역
• 전표, 영수증 및 인보이스: 모든 장부 기재 사항을 증빙하는 근거 문서

상품 및 재고 기록

상품을 매매하는 사업체의 경우 다음과 같은 추가 기록 보관이 의무화되어 있습니다:

• 제품 세부정보: 구매 또는 판매 품목, 수량, 구매자 및 판매자 정보, 가격
• 재고 기록: 재고 실사 내역 및 회계연도 말 최종 재고 보고서
• 구매발주서(PO) 및 납품서(Delivery Note)
• 물품수령증(GRN)
• 재고자산 평가 방법 및 계산 내역

서비스업 기록

서비스 제공업체는 다음 사항을 유지·보관해야 합니다:

• 제공된 서비스 세부내용
• 서비스 계약서 및 협약서
• 타임시트(근무시간표) 및 서비스 제공 기록
• 고객과의 서신 내역

직원 및 급여 기록

고용 조례(Employment Ordinance)에 따라 요구되는 다음 기록들은 최소 7년간 보관되어야 합니다:

• 근로계약서: 직무 내용, 급여, 근무 조건을 명시한 계약서
• 급여 기록: 임금, 보너스, 공제액, MPF(강제퇴직적금) 납입금 내역서
• 휴가 기록: 연차, 병가 및 기타 휴가 관련 정보

IR56 양식 및 기타 세무 관련 직원 문서

인사 고과 및 징계 기록

기업 지배구조 문서

주요 기업 기록에는 다음이 포함됩니다:

• 회의록: 주요 의결 사항을 포함한 이사회 또는 주주총회 회의 기록
• 이사회 결의서: 이사 선임이나 투자 승인과 같은 주요 사안에 대한 서면 결정
• 주주간 계약서: 주주의 권리와 책임을 명시한 주주 간 계약
• 주주 및 이사 명부
• 주권 및 양도 문서

맨 위로

이전가격 문서화 요건

2018년 4월 1일 이후 시작되는 회계연도부터 적용되는 홍콩의 이전가격 과세제도는 마스터 파일(Master file), 로컬 파일(Local file) 및 국가별 보고서(Country-by-country report)를 요구하는 OECD의 3단계 접근 방식을 따릅니다.

이전가격 보고서 작성 의무 대상

특수관계법인과 거래를 진행하는 홍콩 법인은 이전가격 문서를 작성해야 하며, 규모 및 거래 기준액에 따른 면제 규정이 적용됩니다.

기업 규모 기준 면제

홍콩 법인이 다음 조건 중 두 가지 이상을 충족하는 경우 작성이 면제됩니다:

• 총매출액이 HK$400 million을 초과하지 않는 경우
• 총자산이 HK$300 million을 초과하지 않는 경우
• 평균 임직원 수가 100명을 초과하지 않는 경우

거래 금액 기준 면제

특수관계 거래의 총액이 다음 기준 금액을 초과하지 않는 경우, 해당 거래 유형에 대한 로컬 파일 작성 의무가 면제됩니다:

거래 유형	연간 기준 금액
재화 양도	HK$220 million
용역 제공	HK$110 million
무형자산 양도 또는 사용	HK$110 million

마스터 파일(Master File) 요건

마스터 파일에는 다음을 포함하여 그룹의 글로벌 사업 운영 및 이전가격 정책에 대한 전반적인 개괄 정보가 포함됩니다.

• 다국적 기업 그룹의 조직 구조
• 그룹 사업 운영에 대한 설명
• 그룹의 무형자산 및 계열사 간 금융 활동
• 그룹의 재무 및 세무 현황

로컬 파일(Local File) 요건

로컬 파일에는 다음을 포함하여 특수관계자 거래의 경제적 특성, 관련 거래 금액 및 정상가격 원칙 부합 여부를 입증하는 이전가격 분석 내용이 명시됩니다.

• 홍콩 법인 및 해당 사업에 대한 설명
• 특수관계 거래 내역 및 거래 금액
• 비교가능성 분석 및 기능 분석
• 이전가격 산정방법의 선정 및 적용
• 분석에 사용된 재무 정보

작성 및 제출 기한

• 작성 기한: 회계기간 종료 후 9개월 이내
• Form IR1475 제출: 세무국(IRD) 요청일로부터 1개월 이내
• 언어: 영어 또는 중국어
• 보존 기간: 회계기간 종료 후 최소 7년

맨 위로

전자 기록 및 디지털 문서화

전자 기록의 법적 인정

전자 방식의 기록 보관은 세무국(IRD) 가이드라인을 전적으로 준수합니다. 전자거래조례(Cap. 553)에 따라 특정 요건을 충족하는 전자 기록은 법적 효력을 가지며 감사 목적에 적합한 것으로 인정됩니다.

전자 기록 요건

규정 준수를 위해 전자 기록은 다음 요건을 충족해야 합니다.

• 가독성(Readable): 접근 가능하고 안정적인 형식(예: PDF, XML)으로 저장되어야 함
• 검색 가능성(Retrievable): 감사 또는 점검 시 필요할 때 쉽게 접근할 수 있어야 함
• 완전성(Complete): 보존 기간 동안 필요한 모든 정보가 포함되어야 함
• 보안성(Secure): 무단 접근 및 데이터 손상으로부터 보호되어야 함
• 진정성(Authentic): 데이터의 무결성 및 출처가 유지되어야 함

기술 표준

세무국(IRD)은 전자 기록에 대한 기술적 요구사항을 다음과 같이 규정합니다.

• 문자 인코딩: 영문 전용 기록은 ASCII, ISO/IEC 10646-1:2000, ISO/IEC 10646:2003(수정안 1 포함) 또는 ISO/IEC 10646:2011을 사용해야 함
• 서식 보존: 문서는 원본 전자 형식 또는 인증된 동등본으로 보존되어야 함
• 메타데이터 유지: 생성자, 발신자, 수신자, 타임스탬프 정보를 포함한 필수 메타데이터가 보존되어야 함

원천 증빙 서류 요건

전자 시스템의 사용이 인정되지만, 수입과 지출을 입증하는 원천 증빙 서류는 반드시 보관되어야 합니다. 세무국(IRD)은 대량 문서에 대해 다음과 같은 대체 저장 방식을 허용합니다.

• 문서를 스캔하여 CD-ROM, DVD-ROM 또는 USB 드라이브에 저장

적절한 보안 및 접근 제어 기능을 갖춘 클라우드 기반 스토리지 시스템

전자 문서 관리 시스템

전자 인보이스

전자 인보이스는 다음 조건을 충족하는 경우 전적으로 인정됩니다.

• 종이 인보이스와 동일한 정보를 포함할 것
• 거래 완료 후 최소 7년 동안 보관할 것
• 보관 기간 내내 접근 및 판독이 가능할 것

맨 위로

역외 면세 신청 입증

홍콩의 속지주의 과세 제도는 홍콩에서 발생한 원천 소득에 대해서만 과세합니다. 역외 면세를 신청하는 기업은 이익 창출 활동이 홍콩 외부에서 발생했음을 입증할 수 있는 포괄적인 증빙 서류를 제출해야 합니다.

IRD의 역외 면세 신청 심사

홍콩 세무국(IRD)은 광범위한 증빙 서류를 요구하며 역외 면세 신청에 대한 심사를 강화해 왔습니다. 과세 당국은 단순한 회사 등록지나 은행 계좌 위치가 아닌 사업 운영의 실질에 근거하여 결정을 내립니다.

역외 면세 신청을 위한 필수 서류

기업 구조 서류

• 홍콩 및 해외 소재 회사 주소
• 그룹 구조를 보여주는 조직도
• 법인설립증명서 및 정관
• 이사 세부 정보 및 소재지

재무 서류

재무제표에는 홍콩 내 및 역외 수익과 비용이 명확히 구분되어야 합니다.

• 홍콩 및 역외 사업 운영에 대한 별도의 손익계산서
• 홍콩 및 역외 활동 간의 공통 비용에 대한 명확한 배분
• 공통 비용 배분 기준에 대한 설명 주석
• 거래 흐름을 보여주는 은행 거래명세서

운영 증빙 자료

역외 지위를 입증하려면 기업은 주요 수익 창출 활동이 홍콩 외 지역에서 발생한다는 증거를 제시해야 합니다.

• 계약: 홍콩 외 지역에서 협상 및 체결됨
• 이사회 회의: 해외에서 내려진 결정을 보여주는 의사록
• 고객 유치: 해외 마케팅 및 고객 확보 증거
• 상품 보관: 재고 위치에 대한 증빙 문서
• 거래 기장: 거래가 기록된 방식 및 장소
• 서신 교환: 역외 활동을 입증하는 거래 상대방과의 커뮤니케이션

시각적 프로세스 문서화

사업 운영 흐름도(플로우차트)는 역외 주장을 뒷받침하는 데 매우 유용할 수 있습니다.

• 비즈니스 프로세스의 단계별 분석
• 각 단계가 발생하는 장소(홍콩 또는 해외)의 명확한 표시
• 의사결정 위치 및 권한 수준

신청 일정 및 심사

• 신청 시기: 법인 설립 후 18개월 이내에 제출해야 하는 첫 번째 이익세 신고서(PTR)와 함께 제출
• IRD 심사 기간: 통상 6개월 이상
• 면세 유효 기간: 승인 시 일반적으로 3~5년

신청에 대해 이의가 제기되는 경우

세무국(IRD)이 역외 주장을 기각하는 경우, 회사는 다음과 같은 권리를 가집니다.

• 세무국장(Commissioner of Inland Revenue)에게 이의 제기
• 세무심판원(Board of Review)에 심판 청구
• 법원을 통한 사법심사 청구

기각 후 IRD는 계약서, 인보이스, 은행 거래 내역서, 서신 및 사업 활동이 수행된 장소를 보여주는 운영 기록을 포함한 추가 서류를 요청할 수 있습니다.

맨 위로

규정 미준수 시 처벌

부적절한 기록 보관에 따른 결과를 이해하는 것은 리스크 관리에 있어 필수적입니다:

위반 사항	최대 처벌 수위	추가적인 불이익
기록 보관 불이행 (세무조례(IRO) 제51C조)	HK$100,000	납세 의무액 재산정
기록 보관 불이행 (회사조례)	위반 건당 HK$100,000	이사(임원)의 법적 책임
세무조사 중 증빙 서류 제출 불가	해당 없음	비용 공제 불인정, 더 높은 세액 부과
IR1475 양식 미제출	세무조례(IRO)에 따른 처벌	이전가격 과세 조정

금전적 벌금 외에도, 미흡한 증빙 자료 관리는 다음과 같은 결과를 초래할 수 있습니다:

• 비용 공제 불인정
• 세액 산정액 증가 (추징세액 부과)
• 이전가격 과세 조정
• 역외소득 비과세 신청(Offshore claim) 기각
• 기업 평판 훼손
• 기업 간 거래 및 실사(Due Diligence) 진행 시 난항

맨 위로

감사 대비 문서화를 위한 모범 사례

1. 문서 관리 시스템 도입

• 모든 비즈니스 기록을 안전하고 접근하기 쉬운 시스템에 중앙 집중화
• 일관된 명명 규칙 및 폴더 구조 사용
• 버전 관리 및 감사 추적 기능 도입
• 정기적인 백업 및 재난 복구 절차 확보

2. 동시적 기록 유지

• 거래 또는 의사결정 시점에 문서 작성
• 사후 소급 문서 작성 지양
• 모든 중요 문서에 일자 및 타임스탬프 기록
• 이메일 서신 및 회의록 보관

3. 수익 및 비용의 구분 계상

• 홍콩 역내 사업과 역외 사업을 명확히 구분
• 비용 배부 기준 문서화
• 필요한 경우 별도의 회계 장부 유지
• 일관된 회계정책 적용

4. 정기적인 규정 준수 검토 실시

• 기록 보관 관행에 대한 연례 검토
• 주기적인 이전가격 문서 업데이트
• 역외 소득 주장 입증 자료에 대한 정기적 평가
• 문서화 요건에 관한 임직원 교육

5. 세무국(IRD) 질의 대응 준비

• 포괄적인 IRD 질의 대응 키트 구축 및 유지
• 핵심 문서를 항시 열람 가능하도록 관리
• 이례적이거나 복잡한 거래는 추가 세부 사항을 상세히 문서화
• 고위험 분야에 대해 전문 자문사 활용

6. 기술 활용

• 규정 준수 기능이 내장된 회계 소프트웨어 사용
• 자동 백업 시스템 구현
• 접근성 및 보안 강화를 위한 클라우드 기반 솔루션 고려
• 진위성 확보를 위해 전자 서명 및 타임스탬프 사용

7. 경영 의사결정 문서화

• 이사회 회의록을 포괄적이고 상세하게 기록
• 중요한 경영 의사결정의 근거 문서화
• 주요 거래와 관련된 서신 보관
• 가격 결정 및 이전가격 정책에 대한 기록 유지

맨 위로

2025년 규제 업데이트

2025년 회사(개정)조례

2025년 1월 8일에 제정되어 2025년 4월 17일부터 시행되는 이번 개정안의 주요 내용은 다음과 같습니다.

• 묵시적 동의 방식: 기업은 주주에게 1회 통지 후 웹사이트를 통해 기업 통신문을 배포할 수 있습니다.
• 실사(Due Diligence)상의 시사점: 주요 문서를 더 이상 실물(하드카피) 형태로 열람하지 못할 수 있습니다.
• 문서화 전략: 기업은 전자 기록이 올바르게 유지 관리되고 접근 가능하도록 보장해야 합니다.

글로벌 최저한세 도입

2025년 6월 6일에 제정된 2025년 세입(개정)(다국적기업 그룹에 대한 최저한세) 조례(Inland Revenue (Amendment) (Minimum Tax for Multinational Enterprise Groups) Ordinance 2025):

• 연간 연결 매출액이 7억 5,000만 유로 이상인 다국적기업(MNE) 그룹에 OECD의 글로벌 최저한세 15% 적용
• 2022년 OECD 이전가격 가이드라인에 맞추어 홍콩의 이전가격 세제 개정
• 이전가격 약정에 대한 세무국(IRD)의 조사 강화

이전가격 집행 강화

세무국(IRD)은 더욱 빈번하고 포괄적인 이전가격 세무조사를 실시하고 있습니다.

• Form IR1475 제출 요청 증가
• 마스터파일(Master file) 및 로컬파일(Local file)에 대한 보다 상세한 검토
• 계열사 간 거래에 대한 면밀한 조사 확대
• 특수관계자 거래에서 형식보다 실질을 중시하는 실질과세 원칙에 중점

맨 위로

업종별 고려사항

무역 회사

추가적인 문서화 요건은 다음과 같습니다.

• 명확한 조건이 명시된 매매계약서
• 선적 및 물류 관련 서류
• 협상 및 계약 체결이 이루어진 장소에 대한 증빙
• 소유권 이전 장소에 대한 문서화 자료

서비스 제공업체

다음 사항에 중점을 둡니다.

• 범위와 결과물이 명시된 서비스 계약서
• 타임시트(근무시간 기록표) 및 서비스 제공 증빙 자료
• 서비스 수행 장소
• 고객과의 커뮤니케이션 기록

전자상거래 기업

다음 사항에 특히 유의해야 합니다.

• 디지털 거래 기록 및 결제 게이트웨이(PG) 데이터
• 고객 위치를 보여주는 웹사이트 분석 데이터

서버 및 인프라 위치

디지털 마케팅 및 고객 유치 관련 문서

금융 서비스

다음에 대한 강화된 요건:

• 고객 온보딩 및 KYC(고객확인제도) 문서
• 거래 모니터링 기록
• 증권선물위원회(SFC) 기록 보관 규정 준수
• 리스크 관리 문서

맨 위로

피해야 할 흔한 문서화 오류

1. 불완전한 거래 기록

모든 거래에 대해 인보이스, 계약서, 결제 증빙, 납품 확인서 등 증빙 문서를 반드시 구비해야 합니다.

2. 일관성 없는 회계 처리

일관된 회계 정책을 유지하고 처리 방식이나 방법론의 변경 사항을 명확하게 문서화하십시오.

3. 개인 및 법인 거래의 미흡한 분리

개인 거래와 사업용 거래를 엄격히 분리하고, 별도의 계좌를 유지하며 명확한 증빙을 마련하십시오.

4. 불충분한 역외(Offshore) 실질 증빙

계약상 합의에만 의존하지 마십시오. 실제 운영상의 실질과 의사결정 장소를 문서화해야 합니다.

5. 소급하여 작성된 문서

기록은 거래 발생 시점에 즉시 작성하십시오. 세무국(IRD)은 사후에 소급 작성된 문서를 식별할 수 있으며, 이는 신뢰도를 크게 떨어뜨립니다.

6. 이전가격(Transfer Pricing) 벤치마킹 누락

비교가능성 분석을 정기적으로 업데이트하고 이전가격 정책이 현재 시장 상황을 적절히 반영하도록 하십시오.

7. 전자 기록 보안 관리 미흡

전자 기록에 대한 강력한 보안 조치, 정기적인 백업 및 재해 복구 절차를 수립하십시오.

8. 가계 및 회계적 판단 근거 문서화 미비

추정치, 배부 기준 및 중요한 회계적 판단에 대한 근거를 문서화하십시오.